Les échéances importantes que les bailleurs doivent respecter pendant un bail d’habitation
- il y a 4 jours
- 4 min de lecture
Être bailleur ne se limite pas à percevoir un loyer chaque mois. Pendant toute la durée du bail d’habitation, le propriétaire doit respecter plusieurs échéances importantes : délivrance des quittances, révision du loyer, régularisation des charges locatives ou encore vérification de l’assurance du locataire.
Voici ci-dessous la liste non-exhaustive des échéances importantes que les bailleurs doivent respecter.
1. Envoyer une quittance de loyer lorsque le locataire en fait la demande
La quittance de loyer est un document par lequel le bailleur reconnaît que le locataire a payé l’intégralité des sommes dues pour une période donnée.
En pratique, la quittance doit distinguer clairement :
le montant du loyer ;
le montant des charges ;
la période concernée ;
l’identité du bailleur et du locataire ;
l’adresse du logement loué.
Contrairement à une idée fréquente, le bailleur n’a pas nécessairement l’obligation d’envoyer automatiquement une quittance chaque mois.
En revanche, lorsque le locataire en fait la demande, le bailleur doit lui transmettre gratuitement une quittance, dès lors que le loyer et les charges ont été intégralement réglés. La transmission par email est possible avec l’accord du locataire.
Si le locataire n’a payé qu’une partie des sommes dues, le bailleur ne doit pas délivrer une quittance, mais un simple reçu.
Bon réflexe pour le bailleur
Il est conseillé de mettre en place un suivi mensuel des paiements afin d’envoyer rapidement la quittance demandée après encaissement du loyer. Cela permet d’éviter les relances inutiles et de conserver une trace claire de la gestion locative.
2. Réviser le loyer à la date prévue dans le bail
La révision du loyer n’est pas automatique dans tous les cas. Elle n’est possible que si le contrat de bail contient une clause de révision annuelle.
Lorsque cette clause existe, le bailleur peut réviser le loyer une fois par an, à la date prévue dans le bail ou, à défaut, à la date anniversaire du contrat. La révision s’effectue en principe selon l’Indice de référence des loyers, ou IRL.
Attention : le bailleur doit agir dans les délais. S’il ne demande pas la révision dans l’année qui suit la date prévue, il perd la possibilité de l’appliquer pour la période écoulée.
Exemple
Si le bail prévoit une révision du loyer au 1er juin 2026, le bailleur doit demander cette révision avant le 1er juin 2027. Passé ce délai, la révision non demandée est perdue pour la période concernée.
Bon réflexe pour le bailleur
Dès la signature du bail, il est utile d’inscrire dans un agenda la date de révision annuelle du loyer. Cette simple précaution évite de perdre le bénéfice d’une révision autorisée par le contrat.
3. Régulariser les charges locatives une fois par an
Lorsque le locataire verse des provisions sur charges, le bailleur doit procéder à une régularisation annuelle. Cette régularisation consiste à comparer :
les provisions versées par le locataire ;
les dépenses réellement engagées par le bailleur au titre des charges récupérables.
Si les provisions sont insuffisantes, le bailleur peut demander un complément. Si elles sont trop élevées, il doit restituer le trop-perçu au locataire.
Pour les logements vides, les charges sont généralement payées par provisions avec régularisation annuelle. Pour les locations meublées, les charges peuvent être prévues soit sous forme de provisions avec régularisation annuelle, soit sous forme de forfait. En cas de forfait de charges, il n’y a en principe pas de régularisation annuelle.
Le locataire peut également demander un récapitulatif des charges du logement, qui peut être transmis par courrier ou par email.
Bon réflexe pour le bailleur
Il est recommandé de conserver tous les justificatifs : appels de charges de copropriété, taxe d’enlèvement des ordures ménagères, décomptes annuels, factures et relevés. Ces documents permettent de justifier la régularisation en cas de contestation.
4. Vérifier chaque année l’assurance habitation du locataire
Le locataire a l’obligation d’assurer le logement loué, au minimum contre les risques locatifs, notamment les dégâts des eaux, l’incendie ou l’explosion.
Le bailleur doit veiller à ce que le locataire soit bien assuré. En pratique, le locataire doit fournir une attestation d’assurance lors de son entrée dans les lieux, puis chaque année à la demande du bailleur. Le défaut d’assurance peut avoir des conséquences importantes, notamment la résiliation du bail dans certaines conditions.
Bon réflexe pour le bailleur
Le bailleur peut prévoir une relance annuelle, par exemple un mois avant l’échéance habituelle du contrat d’assurance du locataire, afin d’obtenir une attestation à jour.
5. Pourquoi ces échéances sont importantes pour le bailleur ?
Le respect de ces échéances permet au bailleur de :
sécuriser juridiquement la gestion du bail ;
éviter les contestations du locataire ;
préserver ses droits, notamment en matière de révision du loyer ;
disposer de justificatifs en cas de litige ;
démontrer une gestion sérieuse et conforme aux obligations locatives.
Une mauvaise gestion des échéances peut, au contraire, entraîner une perte financière, une contestation des sommes réclamées ou une difficulté à faire valoir ses droits.
****
Quittance de loyer, révision annuelle, régularisation des charges et attestation d’assurance : ces démarches peuvent sembler administratives, mais elles jouent un rôle central dans la gestion d’un bail d’habitation.
Pour les bailleurs, la meilleure pratique consiste à mettre en place un calendrier de suivi dès la signature du contrat de location. Cela permet d’anticiper les échéances, de limiter les oublis et de sécuriser la relation avec le locataire.
Par Maître Camille Joly, Avocate en droit immobilier à Saint-Germain-en-Laye
